Найти представительство в своем городе
Программное обеспечение
ИТ-оборудование
Офисная АТС
Z.png

Новости

28 Мая 2013

Откуда у недостач "растут руки"?

В прошлой статье мы остановились на том, что более подробно раскроем каждый из аспектов, имеющих огромное значение в решении вопроса избежания недостач. В этом выпуске мы уделим внимание первому из них. 

Правильно построенная система бизнес-процессов товародвижения.
       Если Вы устали от недостач и ошибок склада, то первое, за что необходимо взяться - это проанализировать нынешнюю схему работы и найти места, откуда у недостач "растут руки". 
Возьмите свой процесс поставки, с которым Вы имеете дело каждый день: начиная с забора товара от поставщиков и заканчивая доставкой товара до двери клиенту. Визуализируйте его. Можно сделать это разными способами: 

- Используя приложения, например, Visio, нарисовать полноценные бизнес-процессы. Инструкция по созданию бизнес-процесса в Visio здесь.
 - Используя обычный лист бумаги или доску, изобразить процесс в виде блок-схем. Например: 

Рабочий процесс

Замечание: чтобы учесть все нюансы процессов, работать над ними рекомендуется в команде с сотрудниками, принимающими непосредственное участие в ежедневном их выполнении. Вы можете создать свою "фокус-группу" и привлекать ее участников к выполнению задач по визуализации и анализу. 

В своё время я поступила несколько другим способом - в течение недели моё рабочее место переместилось на склад и я попросила коллег отдать мне часть их работы по оприходованию и отгрузкам в учетной системе. Нахождение непосредственно рядом с процессом мне позволило сложить полную картинку происходящего и понять "слабые места" процесса. 

Итак, после визуализации процесса приступаем к анализу. Перед Вами должна быть полная картина действий и ответственных. Проверьте все процессы на предметы: 

- Один ли ответственный у процесса? Места, где их более одного, рекомендую пометить слабыми, т.к. "размытая" ответственность толкает сотрудников на безответственное отношение к обязанностям. 
- Отражена ли передача материальной ответственности в процессах? В каких моментах и документах? (например, кто подписывает первичные документы о приеме товара у поставщика и кто - документы отгрузки клиентам).
- Не расходятся ли ответственные за работу с товаром в учетной системе и непосредственно на складе? По своему опыту скажу, что когда мы передали оприходование товара материально-ответственным лицам, количество ошибок стало стремиться к нулю. - По всем ли процессам для сотрудников есть инструкции? 
- Ознакомлены ли сотрудники с инструкциями и завизированы ли они подписью об ознакомлении? 
- Исполняются ли инструкции в реальности и кто и насколько регулярно контролирует их исполнение? 

 Если Вы обнаружили недоработки, незамедлительно устраняйте. И чем быстрее Вы это сделаете, тем скорее будет виден результат. 
А что, если сотрудники просто "воруют"? Наверняка спросите Вы. Визуализированный бизнес-процесс даст Вам картину того, в каких моментах это можно сделать. Обычно воровство присутствует в тех процессах, где Вы что-либо не учли, тем самым дав лазейку. Вопросы материальной ответственности и способы защитить склад от воровства мы обсудим как раз в следующем выпуске "Юридическая защищенность".

Возникли вопросы или нужна консультация? 
Обращайтесь! 

Бородавка Юлия, 
Руководитель направления хранения и транспортировки грузов 
Instanta Outsourcing   
Тел: +7 (495) 988-93-87; (863) 230-80-08, доб. 306;    
E-mail: yulya.b@instanta-d.ru   
Skype: yulya.instanta 

Возврат к списку